Un bilan de compétences détermine les compétences dont vous disposez en tant qu’individus ou en tant qu’entreprise dans son ensemble. Cet article présente tout ce que vous devez savoir sur les bilans de compétences, ainsi que les avantages, les conseils et les astuces. Commençons sans plus attendre !
Qu’est-ce qu’un bilan de compétences ?
En termes simples, un bilan de compétences est une évaluation approfondie des connaissances, des aptitudes et des compétences d’un individu. L’objectif est de déterminer le plus précisément possible si une personne est capable d’accomplir correctement une tâche ou un travail donné. De plus, il existe plusieurs types de bilans. Par exemple, les évaluations peuvent faire partie de vos procédures de recrutement et de sélection ou d’un audit externe. Mais vous pouvez réaliser vous-même des évaluations des compétences afin de mieux connaître les aptitudes et les compétences de vos collaborateurs. Il est alors possible de voir en un coup d’œil qui peut faire quoi et qui ne peut pas, y compris les compétences matérielles et immatérielles existant au sein d’une équipe spécifique, d’une section ou de votre entreprise dans son ensemble. De la même manière, vous pouvez également procéder à des évaluations des compétences de plusieurs façons, par exemple :
- Les tests ou les jeux de rôle donnent une image claire de la manière dont une personne réagit dans une certaine situation et utilise ses compétences pour trouver une solution.
- Les enquêtes et les questionnaires donnent également un aperçu du niveau de compétence des individus ou du niveau de compétence collectif d’une équipe.
- Les éléments de compétences sont probablement le moyen le plus rapide et le plus simple de voir d’un coup d’œil qui peut faire quoi et qui ne le peut pas.
Cet article se concentre principalement sur les évaluations des compétences à l’échelle de l’entreprise et pourquoi faire un bilan de compétences est important.
Quels sont les avantages de la cartographie des compétences ?
La cartographie des compétences de votre entreprise présente de nombreux avantages. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des principaux avantages :
- Il devient beaucoup plus facile de trouver la bonne personne pour le bon poste au bon moment une fois que vous savez qui peut faire quoi et qui ne peut pas. Cela vous permet également d’économiser du temps et de l’argent lors du recrutement et de la sélection de nouveaux employés.
- Il est plus facile de trouver et de combler les écarts de compétences. Il s’agit des écarts entre les compétences nécessaires et les compétences présentes au sein de votre entreprise.
- Il devient plus facile d’adapter vos efforts de formation (cours, ateliers, programmes, etc.) aux besoins des individus et aux aptitudes et compétences les plus urgentes de votre entreprise.
- Il est beaucoup plus rapide de trouver des remplaçants adéquats pour les employés en arrêt maladie ou en vacances.
- Vous obtenez une image objective des capacités de votre personnel, ce qui permet de fonder les décisions de planification et de déploiement sur des faits plutôt que sur des intuitions.
- Il est beaucoup plus facile de suivre les progrès de votre personnel.
- Vous pouvez identifier les personnes dont les compétences sont particulièrement variées ou étendues et celles qui sont les plus performantes.
- Il permet de mieux connaître les compétences au sein de votre entreprise et de savoir quels employés sont polyvalents et flexibles à des fins de planification.
Comment réaliser un bilan de compétences ?
Suivez les étapes ci-dessous pour savoir comment réaliser un bilan de compétences correctement. Voici les étapes essentielles :
1. Déterminez les compétences que vous allez évaluer
La réalisation d’un bilan de compétences commence par un état des lieux de votre situation actuelle. Commencez donc par déterminer les compétences que vous souhaitez réellement cartographier et suivre. Vous pouvez utiliser les descriptions de postes ou les rôles de votre entreprise à cette fin. Sélectionnez les postes et les rôles les plus importants pour commencer, puis descendez dans la liste.
2. Communiquez vos intentions positives
Les bilans de compétences ne donnent des résultats utiles que si vous avez le soutien de la base pour mener une telle enquête. Communiquez donc vos intentions et vos objectifs de manière claire et concise. Faites comprendre à toutes les personnes concernées qu’un bilan de compétences n’est pas conçu pour trouver le maillon le plus faible, mais pour trouver et combler les éventuelles lacunes en matière de compétences au sein de l’entreprise dans son ensemble. Faites également savoir à chacun que vous traiterez ses réponses de manière confidentielle. Cela vous permet d’avoir des réponses et des comportements plus naturels car les personnes concernées ne sont pas exposées aux regards des autres.
3. Collectez vos données
Il est maintenant temps de commencer à collecter vos données. Mais quelle est la meilleure façon d’y parvenir ? Conversations individuelles, enquêtes, observations, tests… il existe d’innombrables façons de recueillir des informations sur les aptitudes et les compétences. À vous de trouver celle qui vous convient le plus, qui convient aussi aux personnes concernées et qui convient à la taille et la façon de fonctionner de l’entreprise dans laquelle vous travaillez.
4. Analysez vos données
Une fois que vous avez recueilli vos informations sur les niveaux de compétence de votre personnel et de votre entreprise, il est temps d’analyser ces données. Y a-t-il des tendances perceptibles dans ces données ? Pouvez-vous en déduire quelque chose sur vos politiques de recrutement et de formation ? Une analyse approfondie vous permet d’élaborer des politiques stratégiques plus judicieuses et de rendre votre entreprise plus compétitive et prête à affronter l’avenir. Tout est lié au fait de faire grandir votre équipe et l’entreprise en général, dans un environnement sain et de qualité. Que chacune des personnes trouve sa place et soit performante en fonction de ses compétences et de ses envies.
Conseil : utilisez un logiciel de gestion des compétences
Comme pour la plupart des choses, l’utilisation des bons outils peut faciliter grandement les évaluations des compétences. L’utilisation d’un tableur tel qu’Excel est un bon moyen de se familiariser avec les matrices de compétences. Elles vous aident à cartographier les aptitudes et les compétences de votre personnel de manière claire et concise. De plus, vous pouvez également saisir des niveaux de compétence individuels pour chaque employé et chaque compétence répertoriée. Cela vous permet ensuite de voir d’un coup d’œil quelles sont les compétences manquantes ou rares, et quels sont les employés les plus polyvalents et flexibles.
Cependant, il est fort probable qu’après un certain temps, vous souhaitiez faire passer votre système de gestion des compétences au niveau supérieur. Un bon logiciel de gestion des compétences remplace toutes vos feuilles de calcul par des informations sur les aptitudes et les compétences de vos employés et les stocke de manière centralisée sur le cloud. Les personnes, équipes ou services autorisés peuvent ensuite accéder à ces informations et les mettre à jour. Un bon logiciel de gestion de compétences offre de nombreuses fonctionnalités et avantages pour tirer encore plus profit de vos évaluations de compétences :
- Saisir les mises à jour et les résultats des formations depuis l’atelier en temps réel.
- Affecter le personnel à des projets en fonction des compétences actuelles, de l’expertise, du niveau de maîtrise, de l’expérience…
- Configurer des notifications pour les individus, les groupes ou les qualifications.
- Trouver rapidement et facilement des remplaçants qualifiés pour rééquiper les lignes de production.
- Trouver les meilleurs remplaçants pour les employés malades ou en vacances en une seule recherche.
- Cartographier les compétences et l’expertise disponibles sur d’autres sites pour économiser du temps et de l’argent sur les longues procédures de recrutement et de sélection.
- Reproduire les structures organisationnelles et associer les employés aux compétences et qualifications à l’aide de notre fonctionnalité de glisser-déposer facile à utiliser.
Comme vous pouvez le constater, réaliser des bilans de compétences est un excellent moyen de cartographier les aptitudes et les compétences présentes au sein de votre entreprise. Surtout si vous disposez des bons outils pour vous aider. Ne passez pas à côté de tous les avantages, vous pourriez faire évoluer les résultats de votre entreprise seulement grâce aux bilans de compétences alors pourquoi vous en priver ? Comme nous l’avons vu, c’est une excellente façon de trouver les différentes aptitudes et besoins de vos employés afin de faire grandir votre entreprise de manière naturelle. Si tout le monde est à sa place, à des postes en rapport avec les qualifications de chacun et alignés avec les besoins de l’entreprise, alors c’est le meilleur des deux mondes pour l’entreprise comme pour chacun des employés.
Veillez donc à planifier et organiser vos bilans de compétences afin d’en obtenir les meilleurs résultats le plus facilement possible. Deux techniques peuvent être utilisées. La première consiste à faire un bilan de compétence au sein de votre entreprise tous les ans ou tous les deux ans par exemple, afin de remettre de l’ordre dans les besoins des employés et de l’entreprise. La seconde consiste à faire des bilans de compétences « non-stop », c’est-à-dire avoir une organisation générale tournant autour du bilan de compétence pour améliorer sans cesse les processus au sein de l’entreprise. Nous vous encourageons à vous diriger vers la seconde option, c’est selon nous la plus bénéfique à long terme.
